Administrativ samordnare och ledningsstöd

Har du ett starkt intresse för och förmåga att skapa ordning och reda och att ge riktigt god service? Skolverket går in i en period av förändring - vi förändrar arbetssätt och utvecklar vår interna styrning. I det arbetet har avdelningen för verksamhetsstöd en central roll och vi söker dig som är en skicklig administratör till den viktiga uppgiften att stötta avdelningschefen och ledningsgruppen. Var med och bidra till skolans framtid!

Om jobbet

Som administrativ samordnare hos oss är du både ett stöd till avdelningsledningen och har ansvar för att hålla ihop och samordna avdelningens interna administrativa arbete. Du arbetar kvalitativt och rör dig obehindrat mellan olika arbetsuppgifter, såväl fakturahantering som onboarding av chefer.

Du ansvarar för det administrativa arbetet kring ledningsgruppens möten, administrerar beredningsunderlag och sammanställer olika former av övergripande information på avdelningsnivå. Du arbetar även med personaladministration, ekonomiuppföljning, underlag för avtal och överenskommelser, konferensbokningar och diarieföring.

Som administrativ samordnare skapar du ordning och reda och ansvarar för hur avdelningen hanterar sina gemensamma dokument. Du hanterar digitala verktyg med lätthet och stöttar chefer och medarbetare att nyttja dem. Vid behov stöttar du enhetscheferna i deras arbete och avlastar dem med administrativa uppgifter.

Du representerar avdelningen i myndighetens nätverk för administratörer där du informerar andra om aktuella frågor som avdelningen arbetar med. Du identifierar även behov som kommer upp i nätverket och tar vidare med ledningsgruppen.

På avdelningen jobbar drygt 110 personer och vi ansvarar för det strategiska arbetet inom kommunikation, HR, ekonomi, inköp samt lokalförsörjning. Vår verksamhet är viktig för den myndighetsövergripande samordningen. Du rapporterar direkt till avdelningschefen. Dina närmaste kollegor är samordnare, förvaltningsledare samt verksamhetsutvecklare på avdelningen.

Du har en viktig roll på avdelningen och din koordinerade insats bidrar till en smidig arbetsvardag för ledningen. På dig vilar ett stort förtroende och ditt arbetssätt är proaktivt, lyhört och lösningsorienterat. Ditt arbete är varierande och du har stora möjligheter att själv utveckla dina arbetsuppgifter. Du jobbar tillsammans med dedikerade och engagerade kollegor.

* * * * *

”Vi söker dig som vill vara med och bidra i en kunskapsintensiv verksamhet med viktiga frågor och engagerade kollegor.”

Lena Jenee, avdelningschef

* * * * *

Du arbetar på vårt moderna och rymliga kontor i Solna Business Park. Du kan också ha möjlighet att arbeta upp till 50% på distans.

Om dig

För att göra ett bra jobb och trivas hos oss behöver du stå för och leva upp till den statliga värdegrunden och till våra kärnvärden för medarbetarskap: förebild, tillit, ansvar, samarbete och utveckling. Läs mer på skolverket.se/jobb

I det här jobbet ska du ha

• flerårig aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• eftergymnasial utbildning, gärna med inriktning mot ekonomi och/eller administration
• erfarenhet av chefsstöd,
• erfarenhet av ekonomisk uppföljning,
• mycket goda kunskaper och förmåga att hantera digitala verktyg för ekonomi, lön samt Officepaketet.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med administrativt stöd i en ledningsgrupp, om du har aktuell erfarenhet av en administrativ samordnarroll eller erfarenhet av arbete på myndighet.

Som person behöver du

• ha en stark känsla för detaljer, vara strukturerad och kvalitetsmedveten,
• ha mycket god initiativ- och samarbetsförmåga,
• vara serviceinriktad och röra dig obehindrat mellan olika arbetsuppgifter,
• vara serviceinriktad och röra dig obehindrat mellan olika arbetsuppgifter,
• vara självgående, ha förmågan att ligga steget före och förutse behov,
• ha kommunikativ förmåga, dvs förmåga att uttrycka dig väl både muntligen och skriftligen på svenska.

Viktigt att veta

Sista ansökningsdag är 24 mars. Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader.

När du registrerar din ansökan får du svara på några frågor i stället för att bifoga ett personligt brev. Läs gärna igenom ansökningsformuläret och förbered dina svar innan du gör ansökan.

Skolverket arbetar för att alla barn och elever ska få en bra och likvärdig utbildning i en trygg miljö. Vi stödjer på olika sätt den svenska förskolan, skolan och komvux. Som medarbetare på Skolverket är du med och bidrar till att skapa goda förutsättningar för barns och elevers utveckling och lärande. Lär känna oss bättre genom att besöka vår webbplats www.skolverket.se/jobb. Vårt uppdrag - skolans framtid.

Anställningsform: tillsvidareanställning | Anställningens omfattning: heltid | Antal lediga befattningar: 1 | Sysselsättningsgrad: 100% | Ort: Solna | Län: Stockholms län | Land: Sweden | Referensnummer: 2025:1072 | Kontakt: Lena Jenee, avdelningschef 08-52733136, Eva Modig Sjöstrand, HR-specialist 08-52733716, | Facklig företrädare: Karin Améen, OFR/ST 08-52733104, Lee Gleichmann, Saco 08-52733151, Kajsa Öhman, Saco 08-52733522, Camilla Douhan, Sveriges Lärare 08-52733680, | Publicerat: 2025-03-14 | Sista ansökningsdag: 2025-03-24

Information :

• Company : Skolverket
• Position : Administrativ samordnare och ledningsstöd
• Location : Solna
• Country : SE